Toiminimen kirjanpito itse: ohje yrittäjälle

Toiminimen kirjanpito itse, ohje yrittäjälle

Toiminimiyrittäjä on kirjanpitovelvollinen heti ensimmäisestä liiketoiminnan päivästä alkaen. Pienellä liikevaihdolla kirjanpidon voi hoitaa itse ilman tilitoimistoa: laissa sallittu muistiinpanomenetelmä on yksinkertainen ja sopii useimmille yksinyrittäjille. Tässä oppaassa käydään läpi mitä laki vaatii, mitä voi kirjata ja milloin on viisaampaa käyttää ammattilaista.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa yksittäistilanteiden oikeudellista neuvontaa.

1. Oikeudellinen perusta: kirjanpitolaki

Toiminimiyrittäjän kirjanpitovelvollisuus perustuu Kirjanpitolakiin (1336/1997). Lain 1 luvun 1 §:n mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on kirjanpitovelvollinen. Velvollisuus alkaa, kun toiminta täyttää elinkeinonharjoittajan tunnusmerkit.

1.1 Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpitovelvollisuus kattaa kaiken liiketoiminnan: tulot, menot, varat ja velat. Kirjanpidon on oltava niin selkeää, että ulkopuolinen pystyy tarkistamaan liiketapahtumien todellisuuden. Verohallinto ja kirjanpitolautakunta (KILA) valvovat velvollisuuden noudattamista.

Laiminlyönti voi johtaa veronkorotukseen tai arvioverotukseen, jossa Verohallinto arvioi tulot puutteellisten tietojen pohjalta. Arvioverotus on lähes aina yrittäjälle epäedullinen.

1.2 Kaksi kirjanpitomenetelmää

Kirjanpitolaki tunnistaa kaksi menetelmää toiminimiyrittäjille. Muistiinpanomenetelmä (lain 7 luvun 1 ja 2 §) on yksinkertaistettu versio, jossa kirjataan vain kassaan tulleet tulot ja kassasta menneet menot. Kahdenkertainen kirjanpito taas noudattaa tilinpäätösstandardeja ja tuottaa taseen sekä tuloslaskelman.

Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen osakeyhtiöille ja osuuskunnille sekä toiminimille, joiden liikevaihto ylittää 200 000 euroa.

2. Milloin riittää muistiinpanomenetelmä?

Muistiinpanomenetelmä riittää, kun kolme ehtoa täyttyy samanaikaisesti: liikevaihto on alle 200 000 euroa, tase on alle 100 000 euroa ja palveluksessa on enintään kolme henkilöä. Kaikkien ehtojen on täytyttävä yhtä aikaa.

2.1 Liikevaihtoraja 2026

Alle 200 000 euron liikevaihdolla toiminimiyrittäjä saa käyttää yksinkertaistettua muistiinpanomenetelmää (kirjanpitolaki 7:1). Liikevaihto tarkoittaa laskutettujen palveluiden tai myytyjen tuotteiden arvoa, josta on vähennetty mahdolliset alennukset. ALV ei kuulu liikevaihtoon.

Jos liikevaihto ylittää rajan yhtenäkin vuonna, on siirryttävä kahdenkertaiseen kirjanpitoon. Takaisin ei voi siirtyä ennen kuin raja on alittunut useampana peräkkäisenä vuonna.

2.2 Mitä kirjataan?

Muistiinpanomenetelmässä kirjataan kronologisessa järjestyksessä:

Kaikki tulot päivämäärineen ja maksajan tietoineen
Kaikki elinkeinotoiminnan menot kuittitietoineen
Yksityisotteet (raha yrityksestä omaan käyttöön)
Yksityissijoitukset (oma raha yritykseen)

Kirjanpito voidaan tehdä taulukkolaskentaohjelmalla tai yksinkertaisella kirjanpito-ohjelmalla. Tärkeintä on, että jokaista kirjausta vastaa tosite.

Kaikki lakisääteiset velvoitteet on koottu yhteen yrittäjän lakisääteiset velvoitteet -oppaaseen.

3. Tilikausi ja veroilmoitus

Toiminimiyrittäjän tilikausi on kalenterivuosi (1.1.-31.12.). Poikkeavia tilikausia ei sallita toisin kuin osakeyhtiöissä.

Veroilmoitus jätetään OmaVerossa huhtikuun loppuun mennessä. Elinkeinotoiminnan tulot ja kulut ilmoitetaan lomakkeella 5 (elinkeinotoiminnan veroilmoitus). Lomakkeelle siirretään kirjanpidosta yhteenvedot tuloista ja kuluista kategorioittain.

ALV-velvollinen yrittäjä ilmoittaa arvonlisäverot erikseen OmaVerossa: kuukausittain tai neljännesvuosittain liikevaihdon mukaan. ALV-ilmoitusten määräajat on syytä merkitä kalenteriin etukäteen, sillä myöhästymisestä seuraa myöhästymismaksu.

Muista: Veroilmoitus ja kirjanpito ovat eri asioita. Kirjanpito pidetään ajan tasalla koko vuoden ajan. Veroilmoitus tehdään kerran vuodessa kirjanpidon tietojen perusteella.

4. Mitä kuluja voi kirjata?

Vähennyskelpoiset kulut perustuvat elinkeinoverolain (360/1968) 7 §:ään: kaikki elinkeinotoiminnan tulonhankkimiseen suoraan liittyvät menot. Yksityistalouden kulut eivät koskaan kuulu kirjanpitoon, vaikka laite tai palvelu olisi ostettu yritysluottokortilla.

4.1 Elinkeinoon liittyvät kulut

Tyypillisiä vähennyskelpoisia kuluja toiminimiyrittäjälle:

Kuluerä	Huomio
Tietokone, näyttö, puhelin	100 % jos vain työkäytössä, muuten arvioitu osuus
Ohjelmistot ja pilvipalvelut	100 % kun työkäyttöön hankittu
Matkakulut	Julkinen liikenne 100 %, oma auto 0,28 €/km (2026)
Toimistotarvikkeet	100 %
Markkinointi ja mainonta	100 %
Koulutus	100 % jos liittyy nykyiseen elinkeinoon
Kirjanpito ja tilitoimisto	100 %
Puhelin	Työkäytön osuus, usein 50-80 %

4.2 Koti toimipaikkana

Jos työskentelet kotoa käsin, voit vähentää kotitoimistokulujen työkäyttöosuuden. Erillinen huone antaa oikeuden vähentää sen osuuden asumiskuluista (vuokra tai vastike, sähkö, lämmitys). Ilman erillistä huonetta Verohallinto hyväksyy 900 euron kiinteän kotityöhuonevähennyksen vuodelle 2026.

Kotitoimistovähennys lasketaan huoneiden lukumäärän suhteessa tai pinta-alan mukaan. Kirjaa vähennysperuste muistiin, sillä Verohallinto voi pyytää selvitystä.

Freelancerina tai kevytyrittäjänä toimiva löytää kotitoimistovähennyksen yksityiskohdat ja muut verokysymykset artikkelista freelancerin verotus 2026.

5. Sähköiset kirjanpito-ohjelmat

Kirjanpito-ohjelmia on tarjolla useita. Verohallinto ei määrää, mitä ohjelmaa käytetään, kunhan kirjanpitoaineisto täyttää lain vaatimukset: se on selkeää, tositteisiin perustuvaa ja säilytettävissä vaadittavan ajan.

Muistiinpanomenetelmään riittää periaatteessa taulukkolaskentaohjelma. Sähköiset kirjanpito-ohjelmat helpottavat ALV-laskentaa, muodostavat valmiita raportteja ja tekevät veroilmoituksen täyttämisestä sujuvampaa. Ohjelmat voidaan jakaa karkeasti kahteen luokkaan: yksinkertaistettuun kassapohjaiseen kirjanpitoon soveltuvat ja kahdenkertaisen kirjanpidon ohjelmistot.

Tarkista: Verohallinto suosittelee tutustumaan Vero.fi: kirjanpito -sivustoon ennen ohjelman valintaa.

6. Milloin kannattaa palkata kirjanpitäjä?

Itse hoidettu kirjanpito säästää rahaa, mutta vie aikaa. Tilitoimiston käyttö kannattaa harkita, kun jokin seuraavista toteutuu.

Liikevaihto kasvaa yli 100 000 euron. ALV-ilmoituksia tulee paljon ja kulujen seuranta monimutkaistuu. Tällöin kirjanpitäjän kustannus kompensoituu usein löydettyinä lisävähennykseinä ja vältytyinä virheiltä.

Toiminnassa on useita tulonlähteitä tai kansainvälisiä asiakkaita. Eri maiden ALV-säännöt vaihtelevat, ja virheellinen ALV-käsittely voi johtaa takautuviin maksuihin. Kirjanpitäjä tuntee poikkeustapaaukset.

Verotarkastus on vireillä tai Verohallinto on pyytänyt selvitystä. Tällöin ammattilaisen apu on perusteltua jo vastuun jaon kannalta.

7. Käytännön toimintaohjeet

Tarkistuslista toiminimiyrittäjälle

Avaa erillinen pankkitili elinkeinotoiminnalle (helpottaa kirjanpitoa merkittävästi)
Tallenna jokainen tosite heti (sähköinen skannaus tai kuittisovellus)
Kirjaa tulot ja menot vähintään kuukausittain, mieluiten viikoittain
Tarkista ALV-ilmoitusten määräajat OmaVerosta ja aseta muistutukset
Säilytä tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä
Tee vuoden lopussa yhteenveto: tulot, menot, yksityisotteet
Täytä lomake 5 veroilmoituksen yhteydessä huhtikuun loppuun mennessä

Hälytysmerkit

Tositteet puuttuvat tai ovat sekaisin: korjaa heti. Verotarkastuksessa puuttuva tosite tarkoittaa menetettyä vähennystä.
Et tiedä, onko sinulla ALV-velvollisuus: tarkista liikevaihto ja rajat välittömästi (ks. Vero.fi).
Kirjanpito on useita kuukausia jäljessä: katso, kestääkö se kiristää itse vai tarvitaanko tilitoimisto.

8. Usein kysytyt kysymykset

Voiko toiminimiyrittäjä pitää kirjanpidon itse?

Kyllä. Alle 200 000 euron liikevaihdolla riittää muistiinpanomenetelmä, jonka voi hoitaa itse yksinkertaisella taulukkolaskentaohjelmalla tai kirjanpito-ohjelmalla. Raja ylittyessä tarvitaan kahdenkertainen kirjanpito, jonka hoitaminen itse vaatii enemmän osaamista.

Kuinka kauan tositteet pitää säilyttää?

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä 6 vuotta sen tilikauden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjanpitokirjat (esim. pääkirja, tase) pitää säilyttää 10 vuotta. Digitaaliset tositteet käyvät fyysisten tilalle.

Mitä kuluja toiminimiyrittäjä voi kirjata?

Kaikki elinkeinon hankkimiseen välittömästi liittyvät kulut: laitteet, ohjelmistot, matkakulut, työhuone, koulutus, markkinointi ja toimistotarvikkeet. Yksityistalouden kulut eivät kuulu kirjanpitoon.

Tarvitaanko toiminimi tilinpäätös?

Toiminimiyrittäjälle ei ole pakollista tehdä tilinpäätöstä samalla tavalla kuin osakeyhtiölle. Veroilmoituksen yhteydessä ilmoitetaan elinkeinotoiminnan tulot ja kulut (lomake 5). Kahdenkertaisen kirjanpidon pitäjä tekee kuitenkin tilinpäätöksen.

9. Lähteet ja viralliset linkit

Luvut perustuvat tilanteeseen 2026. Tarkista ajantasaiset luvut Vero.fi:stä ja Finlexistä.

Artikkeli päivitetty: 2026-05-12 | Viittaukset: Kirjanpitolaki 1336/1997, EVL 360/1968, TVL 1535/1992